[인적자원관리] 직무분석과 직무설계(직무명세서, 직무기술서)

직무분석과 직무설계

1. 직무(Job)란?

1) 유사한 개념들
요소(element)는 일의 가장 작은 단위를 말한다. 과업(task)은 독립된 목적으로 수행되는 하나의 명확한 작업 활동을 의미한다. 직종(job family)은 인사, 재무 등 유사한 직무들의 집단으로, 직무 수행 능력이 유사하여 상호 간 호환되고 대체가 인정되는 것을 말한다. 직군은 유사한 직종들의 집합으로 예를 들어 사무직, 생산직, 영업직 등으로 표현되기도 한다. 직위(position)는 한 개인에게 할당된 과업의 집합이다.
 
2) 직무(job)
직무는 유사한 과업을 묶어서 형성되는 일의 범위, 동일한 지식과 기술이 요구되는 유사한 과업의 집합을 뜻한다. 과업의 종류와 수준이 유사한 직위들의 집합이다.
 

2. 직무분석

1) 직무분석이란?
직무분석은 직무에 대한 상세한 정보를 획득하는 과정이다. 즉, 각 직무에 필요한 지식, 능력, 숙련, 책임 등과 같은 직무의 내용을 체계적으로 밝히는 활동을 의미한다. 직무분석이 제공해 주는 정보로는 특정 직무를 수행하는 소요되는 시간, 하나의 직무(job)에 속하는 과업(task), 특정 직무를 수행하기 위한 행동, 특정 직무를 수행할 수 있는 적임자 등이 있다.
 
2) 직무분석의 절차
먼저, 직무분석에 대한 배경정보의 수집을 수집한다. 조직도, 업무 분장표 (기존의 직무기술서, 및 직무명세서) 같은 이용 가능한 정보를 수집하는 것이다. 두 번째로 대표직무(직위)의 선정하는 것이다. 모든 직위를 분석하는 것은 시간과 비용의 문제가 발생하므로 대표 직무(직위)를 선정하여 이를 중점적으로 분석한다. 세 번째로 직무정보를 획득한다. 직무의 성격, 직무수행에 요구되는 종업원의 행동, 인적 요건 등을 구체적으로 분석하여 정보를 파악한다. 네 번째로 직무기술서 작성한다. 직무의 주요 특성과 함께 직무의 효율적 수행에 요구되는 활동들에 관하여 기록한 문서를 작성한다. 마지막으로 직무명세서의 작성하는 것으로, 직무수행에 필요한 인적 자질, 특성, 기능, 경험 등을 기술한 문서이다.

3) 직무명세서와 직무기술서
직무기술서(Job description)는 직무분석의 결과에 의존하여 직무수행과 관련된 과업 및 직무 행동을 일정한 양식에 기술한 문서를 말한다. 반면에 직무명세서(Job specification)는 직무 수행에 필요한 종업원들의 행동, 기능, 능력, 지식 등을 일정한 양식에 기록한 문서이다. 즉, 직무기술서는 “과업”에 대한 기술이지만, 직무명세서는 직무의 “인적 요건”에 초점을 맞춰져 있다.
 
4) 직무분석의 방법
(1) 기능적 직무분석 (functional job analysis) : 직무분석을 모든 직무에 존재하는 3가지 일반적 기능, 즉, 자료, 사람, 사물과 관련된 기능 정보로 분류하고 정리하는 것이다.
(2) 과업 목록표 (task inventory procedure) : 분석하고자 하는 직무의 모든 과업을 열거하고 이를 상대적 소요 시간, 빈도, 중요성, 난이도, (학습 속도) 등의 차원에서 평가하는 것이다.
(3) 직위 분석 질문지법 (position analysis questionnaire) : 작업자 활동과 관련된 187개의 항목과 임금과 관련된 7개 항목을 포함하여 총 194개 항목으로 구성된 질문지로서 작업에 대한 표준화된 정보를 수집하는 대표적인 방법이다.
(4) 관리직위기술 질문지법 : 이 질문지는 과업 중심적인 방법으로 다양한 직능, 직급, 회사에 걸쳐 테스트 된 208항목으로 구성되어 있다.
 
5) 직무분석의 중요성
직무분석은 모집과 선발의 정보를 제공하고 권한과 책임을 확정한다. 또한, 교육훈련 프로그램의 개발 및 설계의 기초를 제공하며, 인사평가를 위한 자료를 제공한다. 직무 개선과 적정인력관리를 하는 기반이 되고 보상수준을 결정하는 수단이 된다. 따라서 합리적인 급여체계를 수립하는 데 기초 자료로서 활용된다.
 

3. 직무설계란?

직무설계는 조직 내 업무를 수행하기 위해 요구되는 다양한 과업들을 서로 연결하게 하고 맞추어 조직화하는 것을 말한다.

4. 직무설계의 접근방법

직무설계의 전통적 방법은 아담 스미스의 분업에 의한 전문화가 가져오는 생산성의 증대에 초점을 맞추어 왔고, 이러한 방법은 최근까지 직무설계의 기본원리가 되어왔다. 인간은 기계와 설비에 종속된 존재로 보아 직무에 인간을 적응시켜 생산성을 증대시키는 효율의 논리를 중시하였다. 하지만 이와 같은 접근법은 노사분쟁, 높은 이직 및 결근율, 변화에 대한 저항, 제품의 낮은 질 등과 같은 문제를 유발하였다.
 
전통적 직무설계는 직무를 중심으로 사람을 어떻게 적응시키도록 하느냐에 초점을 두고 있는 반면에,
현대적 직무설계는 사람을 중심으로 직무를 어떻게 설계하느냐에 초점을 두었다. 현대적 직무설계는 인간의 욕구도 함께 충족시킬 수 있도록 직무 내용, 작업 방법 및 작업 상호 간의 관계를 추구하도록 의도하고 있다.
 

5. 개인 수준의 직무설계

1) 직무확대(job enlargement) : 직무의 범위를 수평적으로 확대하는 것으로 직무를 구성하는 과업의 수를 늘리는 방법이다. 직무확대에 있어 작업자가 수행하는 과업의 수는 늘게 되지만 의사결정 권한이나 책임의 증대는 늘지 않는다.
2) 직무충실화(job enrichment) : 단순히 과업의 수를 늘려서 직무를 구조적으로 확대하는 것이 아니라 직무의 내용을 풍성하게 만들어 작업상의 책임을 늘리며 능력을 발휘할 수 있는 여지를 크게 하고 보람 있는 일이 되도록 직무를 구성하는 방법이다.
 

6. 집단수준의 직무설계

1) 직무순환(job rotation) : 집단을 대상으로 하는 직무확대 모델의 하나로 개인에게 다양한 직무를 순환하여 수행하도록 함으로써 기술 다양성을 증가시키게 하는 것
2) 직무교차(overlapped workplace) : 집단 내 각 작업자의 직무의 일부분을 타 작업자의 직무와 중복되게 하여 직무의 중복된 부분을 타 작업자와 공동으로 수행하게 되는 직무설계 방식이다.
3) 자율적 작업팀(autonomous work team) : 직무충실화 프로그램이 집단수준에서 실시되고 있는 경우에 나타나는 기법으로 팀이 시행하고 있는 작업을 통합하여 심화시키는 경우 학습의 개념을 내포하고 있다.

 

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